La planification entre fuseaux horaires échoue lorsque les personnes comparent des libellés plutôt que des instants. « Mardi à neuf heures » reste incomplet sans fuseau horaire, et les passages à l’heure d’été ou d’hiver peuvent modifier les décalages. TimeVote enregistre chaque proposition comme un instant précis, maintient visible un fuseau de référence et affiche l’équivalent local de l’appareil lorsqu’il diffère.
Choisissez un fuseau horaire de référence pour le sondage
Utilisez comme référence commune le fuseau horaire IANA de l’organisateur ou du lieu de l’événement. Il reste visible à côté des propositions, afin qu’un futur changement d’heure soit géré par les règles du fuseau plutôt que par un décalage fixe.
Saisissez des heures de début et des durées précises
Une proposition est une heure de début précise accompagnée d’une durée, pas simplement « le matin » ou « après le travail ». Évitez les horaires inexistants lors des changements d’heure et vérifiez attentivement les heures ambiguës du passage à l’heure d’hiver avant de partager le sondage.
Laissez les participants comparer leur heure locale
TimeVote affiche l’heure de référence du sondage et, lorsque le fuseau de l’appareil diffère, une seconde ligne « Votre heure ». Pour une présence physique, les participants doivent tout de même vérifier séparément le temps de trajet ou l’heure locale du lieu.
Prévoyez une période de réponse couvrant plusieurs jours ouvrés
Envoyez le lien par un canal accessible à tous et laissez à chaque région assez de temps pour le consulter aux heures habituelles. Un code QR est utile en présentiel ; pour les équipes distribuées, le bouton de copie adjacent est généralement plus pratique.
Utilisez le classement comme une aide, pas comme une règle cachée
Le meilleur choix privilégie le plus grand nombre de réponses « Disponible », puis le total « Disponible » et « Si besoin », ensuite le plus petit nombre de réponses « Indisponible » et enfin l’instant le plus proche. Prévenez le groupe si une autre contrainte doit l’emporter sur cet ordre.
Confirmez l’instant dans le canal d’origine
Après avoir choisi une proposition, publiez l’heure définitive et son fuseau horaire dans le canal d’origine. TimeVote coordonne les disponibilités ; il n’envoie pas d’invitations de calendrier et ne réserve pas de salle.